Energiát, költséget és időt spórol a papírmentes iroda

–  Miben könnyíti az adminisztrációt az új számlázó program?

–  A digitálisan számlázás kényelmesebb, gyorsabb és átláthatóbb ügymenetet tesz lehetővé, mintha klasszikusan, számlatömbben állítanák ki a bizonylatokat vállalatok. Ha pedig egy vállalat még elektronikusan alá is írja a számítógépen készülő számlát, akkor megspórolható a nyomtatás, a posta vagy a futár díja és az ezzel kapcsolatos adminisztrációs munka egy része is.

–  Mi az újdonság a Nemzeti Adó- és Vámhivatal új programjában?

–  Bár eddig is léteztek ingyenesen elérhető számlázó programok, de azzal, hogy ezt most központilag, állami oldalról is biztosítják, talán még több cégvezető dönt majd úgy, hogy áttér a digitális számlázásra.

–  Eddig a papíralapú ügymenethez ragaszkodtak a cégek. Miért váltanak?

–  Ennek számos oka lehet. Az egyik valószínűleg az, hogy pénzügyi kérdésekben meglehetősen konzervatívak vagyunk. Sokan talán úgy vannak, voltak vele, hogy ha eddig jó volt a számlatömb,
miért változtatnának, illetve az is igaz, hogy a digitális megoldásoknak is el kellett érniük arra a szintre, ahol már mindenki kényelmesen, egyszerűen és magasabb szintű informatikai tudás nélkül is képes ezeket kezelni. A jó hír, hogy most már a technológia elért erre a szintre. Másrészt talán kevesebben voltak, akik pontosan értették, hogy ha a számlázó programokban készülő bizonylatokat és akár a hozzájuk kapcsolódó teljesítésigazolásokat elektronikusan is aláírnák, akkor azok kinyomtatása is elkerülhető lenne, a dokumentumok a digitális térben maradnának. Ezért is igyekszünk minél több helyen elmondani, megmutatni a hazai cégvezetőknek, hogy az elektronikus aláírásra épülő technológiák lehetővé teszik a teljes digitalizációt, és utat adnak a papírmentes irodai ügymenethez.

–  Segíti még valami a digitális átállást?

–  A digitalizáció terjedésében segíthet az is, hogy míg régebben viszonylag körülményes volt az elektronikus aláírás – speciális szoftverre, chipkártyára és kártyaolvasóra volt szükség –, ma már az e-aláírások új generációja felhőalapú szolgáltatásként is elérhető. Az aláírás folyamata pedig olyan egyszerű és biztonságos, mint az internetes bankolás. Ilyen módon a számlázás és teljesítésigazolás folyamata is könnyedén a digitális térbe terelhető.

–  Hogyan néz ki ez a dolog a gyakorlatban?

–  Egész pontosan úgy, hogy bárhol, akár egy reptéri váróban, akár egy tárgyalás szünetében is aláírhatunk – akár tömegesen is – dokumentumokat. Az e-aláírás a kulcs a papíralapú folyamatok digitalizálásában a papírmentes irodához. Ha elektronikusan írunk alá, akkor nem kell nyomtatni, nem kell papír.

–  Van különbség a digitálisan létrejövő és az e-számla között?

–  Tévhit, hogy a számítógépen készülő számla rögtön e-számlává válik, mint ahogyan az is, hogy egy dokumentum beszkennelésével létrehoztunk egy jogilag is az eredetivel egyenértékű dokumentumot, ugyanis ehhez szükség van a dokumentumok vagy számlák úgynevezett hiteles e-konverziójára. Azaz annak biztosítására és törvény vagy hivatal előtti bizonyíthatóságára, hogy a dokumentumot a digitalizálás után senki nem módosította. Erre az elektronikus aláírás vagy elektronikus időbélyegzés ad megoldást. Egy számla vagy teljesítési igazolás e-aláírása minden kétséget kizáróan képes ezt a feladatot ellátni. Ha ezt megtettük, nincs szükség a dokumentumok papíralapú változatára.

–  Létezik egységes szabályozás az Európai Unióban az elektronikus tranzakciókra vonatkozóan?

–  Az egységes szabályozást az eIDAS rendelet szolgáltatja. Az eIDAS rendelet az Európai Parlament és a Tanács 910/2014/EU-rendelete a belső piacon történő elektronikus tranzakciókhoz kapcsolódó elektronikus azonosításról és bizalmi szolgáltatásokról, valamint az 1999/93/EK-irányelv hatályon kívül helyezéséről. Ennek köszönhetően ma már minden uniós tagállamban elfogadottak az elektronikusan aláírt dokumentumok. Azaz egy magyar vállalkozás által elektronikusan aláírt számla vagy teljesítésigazolás nemcsak Magyarországon, de minden tagállamban teljesen egyenértékű – jogi bizonyító erejét tekintve – a papíralapú dokumentummal.

–  Hogyan lehet elektronikusan aláírni?

–  A folyamat biztonságos, egyszerű és gyors. A felhasználó jelszavának megadása után belép az elektronikus aláíró rendszerbe, feltölti az aláírásra szánt dokumentumot vagy dokumentumokat, majd újabb biztonsági ellenőrzés után egyesével vagy tömegesen, néhány kattintással vagy érintéssel elektronikusan aláírhat bármilyen formátumú dokumentumot. Az így létrejött elektronikusan aláírt állomány éppen olyan hiteles jogilag, mintha papíron, tintával írta volna alá a cégvezető a kinyomtatott példányt. Az új generációs mobil elektronikus­aláírás-szolgáltatások egyre népszerűbbek a kis- és középvállalatok körében, mivel egyszerre gyors és biztonságos üzletmenetre ad módot.

–  Melyek az e-számlázás részei?

–  Kis- és közepes vállalkozások esetében például a szállító word formátumban előkészíti a teljesítési igazolási dokumentumot, majd pdf formátumban elmenti. Ezek után a szállító cég erre jogosult munkavállalója néhány kattintással egy webes felületen keresztül aláírja a teljesítési igazolást, akár egyesével, akár egyszerre több száz dokumentumot. Utána az e-aláírással ellátott teljesítési igazolást a szállító e-mailen elküldi a vevőnek, ahol a cégvezető – vagy más, a teljesítés igazolására jogosult kolléga – ugyancsak néhány kattintással aláírja elektronikusan a teljesítési igazolást, és visszaküldi
e-mailen a vevőnek. Így a már mindkét cég aláírását tartalmazó dokumentum birtokában kiállítható a számla. A szállító kiállítja a digitális számlát – általában pdf formátumban jön létre – és a fen­tiekhez hasonló módon elektronikusan aláírja azt. Végül az e-aláírással ellátott számlát e-mailen elküldik a vevőnek.

–  Mindez történhet automati­záltan is?

–  Igen, illetve léteznek hibrid megoldások is, amikor a cég használja a saját szoftvereit, és azokban integráltan megjelenik az aláírási szolgáltatás, és pusztán egy kattintással lehet hitelesíteni a dokumentumokat. Elsősorban nagyvállalatok esetében a kétoldalú aláírási folyamat saját belső informatikai rendszerekbe integráltan történik. Vagyis az e-mail-küldés folyamata és az aláírási munkafolyamat is házon belül tartható – egyetlen e-mail manuális elküldése nélkül zajlik le a folyamat –, így az elektronikusan hitelesített dokumentumok is abban az informatikai rendszerben tarthatók, ahol azok keletkeztek. A hibrid és privát felhő megoldások nemcsak a meglévő informatikai rendszerekbe történő integrációt biztosítják, de az elektronikus dokumentumok bizalmasságát is garantálják, azaz a hitelesítés úgy történik, hogy a dokumentumok soha nem hagyják el az ügyfél informatikai környezetét.