Nem éri meg kézi számlatömbből bizonylatot írni

A július 1-től induló új szabályok az online számla-adatszolgáltatásban nem minden vállalkozás számára jelentenek ugyanolyan mértékű megterhelést – válaszolta lapunk megkeresésére Jancsa-Pék Judit, a LeitnerLeitner vezető tanácsadója, partnere. Emlékeztetett, a változás lényege, hogy ezentúl minden vállalkozásoknak kiállított a számláról – áfatartalomtól függetlenül – adatot kell szolgáltatni a NAV-nak, beleértve a fordított áfás és az alanyi mentes ügyleteket is. Ezen felül kötelező lesz a vevők adószámának feltüntetése a számlán és az XML állományokban. A papíron kiállított számlák esetében ötszázezer forint áfatartalom felett egy napos a jelentési határidő, az alatt pedig öt napról négy napra rövidül – emlékeztetett Jancsa-Pék Judit.

A számlákat a teljesítéstől számítva nyolc napon belül ki kell állítani. Azoknak, akiknek korábban is voltak százezer forint áfaértékű vagy azt meghaladó számlái, már 2018. júliusától kellett adatot szolgáltatniuk, így ők már valószínűleg rendelkeznek ezt kezelő online számlázóprogrammal. Számukra a bevezetésig hátralévő idő elég lesz a program frissítésére, gyakorlatilag csak ki kell kapcsolni a bejelentési értékhatárt, ugyanakkor a kezelendő számlamennyiség náluk is megnövekszik.

Az online számla-adatszolgáltatás azon kisebb cégek számára jelent nagyobb kihívást, amelyeknek nincsenek nagyobb összegű számláik, de céges partnereknek számláznak, mert számukra teljesen újdonság lesz. Nekik egyfelől be kell szerezniük vagy fejlesztetniük kell egy megfelelően működő programot, másrészt fel kell vinniük a rendszerbe ügyfeleik törzsadatait: az adószámot, a címet. Ha ezek eddig is megvoltak, ellenőrizni kell, hogy minden adat megvan-e, és struktúrájuk megfelel-e az adóhatóság elvárásainak, például a címek nem lehetnek ömlesztve, egy sorban, hanem külön-külön adatként kell felvinni. Ugyanakkor azok a kisebb kereskedők, szolgáltatók, akik online pénztárgépet használnak, nem fognak jelentős változást tapasztalni, csak egy-két cég számára kiállított számlájukról kell majd jelentést tenniük. Azok, akik kevés számlát állítanak ki, lehet, hogy maradhatnak a kézi számlázásnál, hiszen ez továbbra is lehetséges. Viszont akiknek nagy mennyiségű, alacsony értékű, de céges partnerüknek kiállított számlájuk van, fontos lesz a manualitás elkerülése. Náluk ehhez mindenképpen valamilyen beruházás szükséges. Számukra jelenthet valódi alternatívát az adóhatóság számlázóprogramja, amely ingyenes, és megoldja az adatszolgáltatást. Jancsa-Pék Judit hozzátette, nem sokban tér el az egyszerűbb számlázóprogramtól, igaz, a vállalatirányítási rendszereket nem helyettesíti. Magyarul, angolul és németül is elérhető, és már letölthető a mobiltelefonos alkalmazás is.

Végül, de nem utolsó sorban a nagy szolgáltató vállalkozások helyzete is speciális: tömegesen bocsátanak ki számlát, amelyek jellemzően kisebb értékűek, ilyenek például a telekommunikációs, közüzemi cégek. Eddig, az értékhatár miatt, jellemzően nem volt kötelező számukra az online számla-adatszolgáltatás, de júliustól a céges ügyfeleiknek, 2021. január 1-jétől pedig már mindenről: a magánszemélyeknek kiállított számlákról is jelenteniük kell – emlékeztetett a szakértő.

Mindenkit érint azonban a bejövő számláról szóló, úgynevezett belföldi összesítő jelentés elkészítése. A belföldi összesítő jelentés már évek óta létezik, csak éppen az értékhatár folyamatos csökkentésével egyre szélesedett az érintettek köre. Ezt havonta egyszer az áfabevallással egy időben, annak külön lapján kell elküldeni a NAV-nak, és azokat a bejövő számlákat tartalmazza tételesen, amelyek után az adóalany áfalevonási jogot gyakorol az adott áfa bevallási időszakban.

Ha valaki fel akarja gyorsítani ennek elkészítését, több lehetősége is van. Elképzelhető, hogy a könyvelési vagy vállalatirányítási szoftverben már megfelelő formában rendelkezésre állnak az adatok, csak ki kell exportálni azokat. De az is lehet, hogy ugyan megvannak az adatok, de át kell őket alakítani, hogy megfeleljenek az elvárásoknak. Ebbe a feladatba érdemes adótanácsadót bevonni, hogy határidőre már jól működjön az adatszolgáltatás.

Az adatok származhatnak a számlázóprogramból is, de ennek korlátja, ha a partnereink nem ugyanazt a szoftvert használják, vagy esetleg kézzel számláznak. Ha ebbe az irányba indul el egy cég, érdemes a könyvelőnek innen automatikusan átadni az adatot, ezzel automatizálni lehet a könyvelő feladatait is. És végső soron a NAV-tól is le lehet tölteni a bejövő számlák adatait.

A NAV-tól kapott adatokat jól felhasználva még arra is lehetőség van, hogy bármikor lássuk áfaegyenlegünket. Valódi hozzáadott értéket jelent a gazdasági döntéshozók és a tulajdonosok számára, ha gyakorlatilag azonnal, egy gombnyomásra megtudhatják akár hóközi aktuális áfaadataikat. Integráltszoftver-meg-oldások pedig még a számlák jóváhagyását és kifizetését is megkönnyíthetik. Nagyon fontos, hogy a koronavírus-járvány miatt szep­tember 30-ig nem fogja a NAV szankcionálni, ha valaki nem szolgáltat adatot a 100.000 Ft alatti számlákról, de ehhez az érintetteknek július 1-je után, még az első kötelezettség alá eső számlájuk kiállítása előtt regisztrálniuk kell az Online Számla rendszerben.

A tanácsadó végül azt mondta, a pluszadminisztráció átmeneti. Akik viszont csak most találkoznak a kötelezettséggel, azoknak érdemes adótanácsadóra bízni a bevezetést, különösen, ha egy külföldi számlázóprogramhoz vagy egy cégcsoport rendszeréhez kell igazítani. A kézi számlázás mellett maradóknak viszont hosszabb távon is pluszfeladattal kell szembesülniük.