Elektronikus számlázás két lépcsőben

A hazai számlázási kultúra nagy változáson megy át, köszönhetően a világban jelenleg is zajló eseményeknek, a közeljövőben két fontos határidővel kell számolniuk a vállalkozásoknak – nyilatkozta lapunknak Zax Kitti mérlegképes könyvelő, adótanácsadó. Kifejtette, július elsejétől minden olyan belföldi ügyletről adatot kell szolgáltatni, amiről a vállalkozó másik adóalany felé állított ki számlát. Jövő év első napjától pedig a nem adóalanyok felé kiállított számlákat is jelenteni kell. A számlázószoftverek bevezetése kapcsán kifejtette, jelenleg maga a számla kétféle típusú lehet. A hagyományos számla a papíralapú, számlatömbben kiállított változatot jelenti, illetve létezik számlázóprogram által készített és onnan kinyomtatott számla is. Utóbbi papíralapon is átadható a vevőnek, vagy PDF-fájlban továbbítható a részére, elévülési időn belül pedig mindenképp meg kell őrizni.

A tisztán elektronikus számla esetében csakis számlázóprogram által kiállított, elektronikus formában létező és elektronikus úton továbbított számláról beszélünk, amit kizárólag digitális formában lehet tárolni. A számla hitelességéről a program által generált időbélyegző gondoskodik.

Az elektronikus úton előállított számlától sokan még mindig idegenkednek, noha a programok számos kényelmi funkcióval rendelkeznek annak érdekében, hogy minél pontosabban, gyorsabban, a törvényi megfelelésnek száz százalékig eleget téve szolgáltassanak adatot. „Míg a kézi számlák írásánál gyakran találkozom azzal, hogy nem minden – kötelező – adatot tölt ki az eladó, addig ilyen a számlázóprogramban nem fordulhat elő” – mondta az adótanácsadó.

Egy-egy szoftver nagy előnye, hogy összeköthető más vállalatirányítási rendszerekkel, a törzsadatok importálhatók, illetve a tárolt adatok különböző fájlformátumokban exportálhatók is. A felhőalapú rendszereknél megjelent a kiadásoldali nyilvántartás funkció és a kata, illetve alanyi adómentes értékhatár figyelése is. Egy sztornó számla kiállítása is másodpercek kérdése.A számlázóprogramok általában képesek kezelni külön a díjbekérőket, így a belőlük kiállított számlákat sem kell újra berögzíteni, hanem a rendszer automatikusan átveszi az adatokat a proforma számláról. Zax Kitti rámutatott, a számlázóprogramok hátrányát olyan szolgáltató kisvállalkozók érezhetik, akik a magánszemély megrendelőnél helyszínen végzik el a szolgáltatásukat és ott, a készpénz átvételével egy időben kell számlát kiállítaniuk. Ebben az esetben gyorsabb kézi számlát kiállítani, mint a megfelelő infrastruktúra hiányában egy online szoftverrel.

Elmondta még, aki eddig nem vette igénybe könyvelő segítségét az adminisztratív ügyei intézésében, a számlák elektronizálását követően sem kell megtennie, ugyanis maga a számlázás nem könyvelői kompetencia. Sok vállalatnál a helyi könyvelő vagy pénzügyes készíti ugyan a számlákat, de egy mikrovállalkozónál ez nem része a könyvviteli szolgáltatásnak. Ettől függetlenül mindenképpen érdemes évente 1-2 alkalommal szakértő tanácsát kikérni, hiszen a jogszabályi környezet egyre sűrűbben változik – figyelmeztetett a szakértő.

A számlázóprogramoknak számos fajtája létezik, megkülönböztetünk helyi, számítógépre telepített programokat és online, felhőalapú rendszereket. Ami közös bennük, hogy mindegyiknek meg kell felelni a NAV által támasztott jogszabályi előírásoknak és kompatibilisnek kell lennie a NAV online számlaadat-szolgáltatási rendszerével. Ennek érdekében olyan eszközt érdemes választani, amihez folyamatos a terméktámogatás – emelte ki az adótanácsadó. Ez lehet teljesen ingyenes vagy fizetős rendszer. Utóbbiból az éves előfizetési díjastól át a havidíjas konstrukción keresztül az egyszeri megvásárolhatóig számos fajta létezik. Utóbbi esetében a későbbiekben csak frissítési díjat kell fizetni.