Felgyorsítja a vállalatok ügyintézését a Cégkapu

– Az egyéves tesztidőszak ellenére még mindig vannak olyan cégek, amelyek nem készültek fel elég körültekintően a Cégkapu használatára. Mit gondol, mi okozza a legnagyobb nehézséget?

– Maga a Cégkapu megnyitása sem mindig egy egyszerű feladat. Központi Ügyfél-regisztrációs Nyilvántartás (KÜNY) azonosítás szükséges hozzá, tehát például rendelkezni kell ügyfélkapuval a regisztráló személynek. A cégképviseletre jogosult tudja a legegyszerűbben intézni a regisztrációt, ám ha valamilyen okból ő ezt nem tudja elvégezni, akkor ez csak külön meghatalmazással lehetséges, ami bonyolítja a folyamatot. A mindennapokban több minden okoz problémát, mivel még nincsenek beállt szokások a Cégkapu használatára. Elsősorban találni kell cégen belül egy olyan személyt, aki napi szinten figyeli a Cégkaput, rendelkezik a technikai tudással a használatához. Nem minden hivatal alkalmazza még, bár láthatóan folyamatosan bővül ezek köre, elsősorban a központi és budapesti hivatalok között. De sok esetben még a postai úton küldött hivatali leveleket is figyelni kell, sőt az is előfordul, hogy mind Cégkapun, mind postán megérkezik az irat. A tárhelyen látható adatok alapján (hivatal neve, dokumentumleírás) nem egyszerű beazonosítani, hogy milyen ügyben történt a megkeresés. Ez csak a dokumentum megnyitása és elolvasása után válik egyértelművé, ami viszont titkos (például személyes) adatokat is tartalmazhat. A Cégkapu-felhasználók (megbízott, ügykezelő) beleegyezése nem szükséges a regisztrációjukhoz, így a személyes adataik birtokában bárki hozzáadható felhasználónak. Bár értesítést kap a személyes (ügyfélkapu) tárhelyére erről, de törölni magát önállóan nem tudja: ügykezelőt csak megbízott törölhet, míg megbízottat csak egy másik megbízott válthat. A külföldi cégvezetők esetében pedig továbbra is probléma, hogy a Cégkapu oldal csak magyar nyelven érhető el.

– Mik lehetnek az esetleges következményei annak, ha felkészületlenek erre a rendszerre?

– A következmények is sokfélék lehetnek. Ha a nyitásra kötelezett szervezet elmulasztotta megnyitni a Cégkapuját, akkor törvényességi felügyeleti eljárás indulhat ellene. Továbbá a társaság nem tudja közzétenni az éves beszámolóját, mivel ma a közzététel már csak Cégkapun keresztül lehetséges. A közzététel elmulasztása akár az adószám és így a cég törlésével is végződhet, A Cégkapura érkezéstől számított öt nap után beáll a kézbesítési vélelem, vagyis a küldő hivatal kézbesítettnek tekinti az iratot az öt nap letelte után, és attól függetlenül elindítja az eljárási időt, hogy az üzenet nem lett megnyitva és elolvasva. Ennek következtében büntetést és egyéb szankciókat szabhat ki a Nemzeti Adó- és Vámhivatal. Az öt nap viszont nem sok idő, ha például most a nyári szabadságokra gondolunk.

– Milyen előnyökkel jár, ha egy vállalkozás már megfelelőn tudja használni a Cégkaput?

– Elsősorban lényegesen felgyorsítja az ügyintézést a cégek számára, hiszen nem kell elmenni személyesen a hivatalba, hanem egy platformon lehet – majd hosszú távon – minden hivatallal levelezni a céges irodából vagy bárhonnan, ahol van internetelérés. Nem szükséges papírok kinyomtatása, aláírása, postázása, ami környezetvédelmi és költségszempontból sem lényegtelen. A Cégkapu elterjedésével egyre több formanyomtatvány áll rendelkezésre az ügyek intézéséhez, és ezek köre folyamatosan bővül, ami egyszerűbbé teszi a kitöltést és a benyújtást. Emellett naprakészebb információkkal rendelkezhet a társaság a folyamatban lévő ügyekről, hiszen van egy gyűjtőhely, ahol a kapcsolódó iratok egy helyen megtalálhatók. Nem elhanyagolható előny az sem, hogy többen is hozzáférhetnek a Cégkapuhoz, így kevésbé valószínű, hogy egy irat elvész a cégszervezetben. Végül, de nem utolsósorban pedig jogilag tisztább az ügyintézés, hiszen Cégkapun keresztül a cég levelez a hivatallal. Korábban az ügyfélkapus/személyes tárhelyen keresztüli kommunikációval ez nem volt egyértelmű, hiszen ott a magánszemélyhez volt kötve az iratkézbesítés.