Magyar Hírlap online

Dokumentumkezelés a papírhegyen túl

Outsourcing

Minél nagyobb egy cég, és minél régebben működik, annál égetőbbé válik a dokumentumkezelési feladatok hatékony megoldása. Sok esetben sajnos a dokumentumkezelést kizárólag az iratok tologatásával és fizikai tárolásával azonosítják, ennél azonban a korszerű dokumentumkezelés sokkal többet jelent. Az elmúlt évtizedben a dokumentumkezelés is sok szakértelmet igénylő tevékenységgé nőtte ki magát, és saját erőforrással ma már kevesen tudják a kor követelményeinek megfelelően biztosítani. Ezt a szakértelmet a nemzetközi gyakorlatnak megfelelően dokumentumkezelésre szakosodott szakcégek kínálják a hazai piacon is. Csillagh Ferenc, a hazai dokumentumkezelési piac egyik legösszetettebb szolgáltatását kínáló Eurodoc 2000 Kft. ügyvezető igazgatója egyebek mellett erről is beszélt.

– Mikor érdemes megbízni egy szakcéget dokumentumaink kezelésével?
– Ezt nagyon nehéz sablonosan bemutatni. Minden vállalkozásnál különböző egyedi dokumentumkezelési problémák adódnak, és ezeket egyedileg kell megoldani. Általánosságban csak annyit lehet mondani, hogy minél előbb fordulnak ilyen jellegű gondjaikkal szakcéghez, annál hamarabb válik a dokumentumkezelés a cég ügyvitelét szolgáló hatékony gépezetté. Egy szakcég sok esetben már akkor is rá tud világítani a dokumentumkezelés meglévő vagy hamarosan jelentkező problémáira, amikor ezek az illető cégnél a napi ügyviteli tevékenységben még nem is jelentkeznek. Ezért egy cég működése során – különösen komoly ügyvitelt folytató és nagyobb dokumentummennyiséget kezelő cégek esetén – időnként mindenképpen javasolt egy dokumentumkezelési átvilágítás elvégzése, ami megelőzheti a későbbi káoszt és a dokumentumkezeléssel kapcsolatos költségek előre nem tervezett extrém növekedését.
Visszatérve a kérdéshez, a teljesség igénye nélkül néhány kiragadott példa azokra az érzékelhető problémákra, amikor már mindenképpen feltétlenül javasolt dokumentumkezelési szakcég bevonása: helyhiány; magas irattárolási költségek; a dokumentumok visszakereshetősége nehezen biztosítható; elvesznek, elkallódnak dokumentumok; a dokumentumok lassú és szervezetlen kezelése a cég ügyviteli tevékenységének hatékonyságát csökkenti; a dokumentumokhoz és információkhoz való hozzáférés mindenki számára korlátlanul lehetséges, ami visszaélésekre adhat lehetőséget; senki sem meri vállalni a már szükségtelen iratanyagok kidobását, selejtezését; szabályozási hiányosságok miatt a dokumentumkezelés áttekinthetetlen.

– Mi tartozik pontosan a dokumentumkezelés témakörébe?
– A dokumentumkezelés sokaknak pusztán egyszerű raktározást jelent, pedig vannak ennél sokkal fontosabb területei is. A legfontosabb szempont a dokumentumkezelésnél a gyors és hatékony visszakereshetőség. Lehet, hogy valakinek például egy húszoldalas szerződésből csak bizonyos információkra van szüksége. Sok ezer dokumentum közül gyorsan előkeresni ezeket az információkat nem kis feladat, egy rendezetlen irattárban szinte lehetetlen. A visszakereshetőség biztosításához több összehangolt lépés megtételére van szükség, ezek közé tartozik a megfelelő szabályozási rendszer, a jól definiált és követhető iratkezelési folyamat, a helyesen kialakított, rendezett irattár, a jól kezelhető, naprakész iratnyilvántartás. Sok esetben ma már természetesen elengedhetetlen a dokumentumkezelési tevékenységek informatikai támogatása. Egy jól kialakított számítógépes dokumentumkezelő rendszer ugrásszerű hatékonyság növekedést eredményezhet, a dokumentumkezelési költségek csökkenése mellett. Ezekből is látható, hogy a dokumentumkezelés egy sok szakterületet érintő, összetett feladat. Napjainkban egy jó dokumentumkezelő szakcég elképzelhetetlen ügyviteli, jogi, informatikai és számviteli szaktudás és nem utolsósorban komoly szakmai tapasztalatok nélkül.

– Elképzelhető, hogy van, aki nem ismeri ezeket a lehetőségeket, vagy akár azt sem tudja, hogy milyen dokumentumai vannak?
– Ezért kezdjük a munkát az iratkezelés és irattárolás átvilágításával. Ezt a feladatot levéltárosi végzettségű szakembereink végzik, akik szaktanácsadással is segítenek, illetve konkrét problémák esetén megoldási javaslatokat készítenek a megbízó részére. Cégünk azonban természetesen nemcsak tanácsokat osztogat, hanem a megoldást is tálcán kínálja, teljes körű felelősséget vállalva minden tevékenységéért. Magyarországon egyedülálló módon kínálunk egy olyan szolgáltatáspalettát, amely a dokumentumkezelés minden területét felöleli.
Az ügyfelek hozzánk bátran fordulhatnak a tanácsadáson túl fizikai iratkezelési feladatokkal (iratrendezés, irattárolás, selejtezés, iratmegsemmisítés, irattártervezés és kivitelezés, irattár-költöztetés), iratdigitalizálási igényekkel, valamint szabályozások elkészítésével kapcsolatban. Mindezek mellett az informatika területén is kínálunk dokumentumkezeléshez kapcsolódó megoldásokat. Saját fejlesztésű szoftvereink az egyszerű irattári nyilvántartástól a komplex dokumentumkezelő rendszerekig terjednek. Vagyis dokumentumkezelés címen nálunk korántsem csak raktári szolgáltatásról van szó! Mi nem poros papírhegyek végtelen tárolásában vagyunk érdekeltek, hanem az iratkezelés és az irattárolás optimalizálásában, valamint magas színvonalú, ügyfélközpontú szolgáltatás nyújtásában. Tevékenységünk mércéje ügyfeleink elégedettsége.

– Mindenkinek tudnak kínálni valamit?
– A dokumentumkezelés területén természetesen igen. Igyekszünk ügyfeleink részére egyedi, testre szabott megoldásokat kialakítani, minden esetben a hosszú távú, kölcsönösen eredményes együttműködésre törekszünk. Szolgáltatásaink modulárisan épülnek fel, vagyis minden része külön is megrendelhető, de természetesen lehetőség van egymásra épülő, összetett szolgáltatások igénybe vételére is.

– Milyen gyakran fordulnak magyar vállalkozások szakcégekhez?
– Aki hozzánk fordul, annak lehetőségei keretein belül a legjobb megoldást kínáljuk. Nyugat-Európában a korszerű dokumentumkezelés integráns része a vállalat működési struktúrájának. Magyarországon a dokumentumkezeléssel kapcsolatos költségeket gyakran még megtakarítható kiadásként kezelik, anélkül hogy kiszámolnák egy szakcég által kínált szolgáltatással kiváltható tényleges költségeiket. Tapasztalataink szerint a dokumentumkezelés sok cégnél könnyen háttérbe szorul, a problémákat inkább halmozzák, mint megoldják. Azoknál a cégeknél, amelyek mégis rákényszerülnek valamilyen megoldásra, általában a szolgáltatás ára az egyetlen szempont a dokumentumkezelő cég kiválasztásakor. Sajnos az "olcsó húsnak híg a leve" mondást számos társaság már a saját bőrén is megtapasztalhatta. Mi nem állítjuk, hogy a magyar piacon a legolcsóbbak vagyunk, de ár-érték arány tekintetében közepes árszínvonalon magas színvonalú szolgáltatást nyújtunk. Az Eurodoc 2000 Kft. száz százalékban magyar tulajdonú cég, és sem a tulajdonosi köre, sem a neve nem változott meg az alapítás óta. Pénzügyileg teljesen stabil és átlátható, ISO minősítéssel rendelkezik, munkatársai között minimális a fluktuáció. Mindez nagyon fontos egy olyan bizalmi szolgáltatás esetében, mint a miénk. Bízom benne, hogy a magyar piac is előbb-utóbb elismeri azt a megbízhatóságot, precizitást és stabilitást, amely garanciája ügyfeleink elégedettségének.

További információ:
Eurodoc 2000 Kft.
1211 Budapest, Petróleum u. 5–7.
Tel: 278-4108; fax: 278-4110
E-mail: info@eurodoc2000.hu
www.eurodoc2000.hu